Estimados colaboradores,

En el marco de la contingencia que estamos viviendo como país producto de la propagación del Coronavirus, con el propósito de evitar que tanto trabajadores como empleadores se desplacen a FONASA o a Isapres para tramitar sus licencias médicas – de origen común o maternal – , la Superintendencia de Seguridad Social, se ha pronunciado respecto de la tramitación de estos formularios en su versión papel.

Al respecto, con el objeto de garantizar la debida tramitación de los formularios de licencia médica como el oportuno pago de los subsidios por incapacidad laboral que correspondan, ha instruido el siguiente procedimiento tratándose de licencias médicas otorgadas en formularios de papel:

a) El profesional médico emite el formulario de licencia, lo firma y lo entrega al trabajador.
b) El trabajador firma la licencia médica, pudiendo enviar copia del formulario, por ambos lados, a su empleador, a través de un correo electrónico. En estos casos, el formulario de licencia médica deberá ser digitalizado en formato PDF u otro programa o en su caso también en una imagen fotográfica, sin abrir su sello (por contener el diagnóstico que es un antecedente personal de carácter sensible). Esta acción permitirá que el trabajador informe a su empleador el reposo prescrito, de manera de justificar su ausencia laboral.
Los correos habilitados para enviar el documento son: viviana.gonzalez@cscbanmedica.cl; carolina.lepe@cscbanmedica.cl; o viviana.diaz@cscbanmedica.cl.
c) El empleador recepcionará copia de la licencia médica digitalizada, por correo electrónico, debiendo completar el formulario con los datos requeridos en la zona “C” del mismo. Además, deberá incluir en el respectivo formulario de licencia médica, un correo electrónico con un número de contacto para su localización por parte de la entidad pagadora del subsidio.
d) Hecho lo anterior, el empleador devolverá al trabajador vía correo electrónico el formulario digitalizado de la licencia médica, consignando en el mismo, los antecedentes laborales exigidos por la zona “C” junto al respectivo comprobante de su recepción.
e) Posteriormente, corresponderá al trabajador remitir de manera digitalizada a la entidad pagadora que corresponda (COMPIN o C.C.A.F.), el formulario de licencia médica, abierto, de manera que sea posible visualizar el respectivo diagnóstico y la zona “C” del mismo.

Para los efectos de aplicar el procedimiento de tramitación antes descrito, el trabajador debe brindar su consentimiento a la C.C.A.F. que corresponda, de manera que dicha entidad pueda acceder a los datos sensibles que figuran en la copia digitalizada de su licencia médica. Lo anterior, de conformidad con lo previsto en la Ley N° 19.628, sobre datos personales y de carácter sensible.

Al remitir por correo electrónico la copia digitalizada o imagen fotográfica de la licencia médica abierta a las C.C.A.F., el trabajador debe consentir expresamente en el acceso a sus datos personales y sensibles y en su caso, de no ser ello posible, (por ejemplo: situación de trabajadores hospitalizados) el tercero que gestione la licencia médica por correo electrónico deberá adjuntar, junto a la copia digitalizada de la licencia médica abierta, una copia de la cédula de identidad por ambos lados y de la huella dactilar del trabajador, entendiendo con estas acciones el trabajador acepta el acceso a los datos personales que se contienen en esa licencia médica digitalizada.

Los trabajadores que no consientan en otorgar la autorización antes citada o en su caso, no cumplan con el envío de la copia digitalizada abierta de su licencia médica, junto a los antecedentes anexos, exigidos precedentemente, no podrán utilizar el procedimiento de tramitación en comento, debiendo tramitar su licencia médica de modo presencial si este está disponible.

Las entidades pagadoras del subsidio por incapacidad laboral deberán mantener total confidencialidad en el tratamiento de los datos sensibles de las licencias médicas que se les remitan abiertas de manera digitalizadas siendo de su exclusiva responsabilidad el manejo de esos datos, cuya finalidad podrá ser sólo la verificación de los requisitos de acceso y cálculo del eventual subsidio por incapacidad laboral de sus afiliados.

f) Tanto las COMPIN como las distintas C.C.A.F., deberán habilitar buzones electrónicos para recibir de los trabajadores la copia digitalizada de la licencia médica y del formulario con la zona “C”.
g) La contraloría médica de la respectiva COMPIN emitirá la resolución de la licencia médica en el SIF (Sistema Informático FONASA) de la cual tendrá acceso la entidad pagadora del respectivo subsidio por incapacidad laboral (C.C.A.F. o las Unidades de subsidios por incapacidad laboral de cada COMPIN) y la Superintendencia de Seguridad Social.
h) Los trabajadores que no dispongan de acceso y/o dispositivos para el envío y recepción de correos electrónicos, deberán contar con la asesoría y soporte de la respectiva COMPIN o C.C.A.F., las que dispondrán de un número telefónico de asistencia o, de ser posible, un servicio mínimo de carácter presencial en las sucursales u oficinas, de manera tal que con ellos puedan apoyar la digitalización de los formularios de licencias médicas.
i) Considerando que en estos casos las contralorías médicas de las COMPIN no registrarán sus pronunciamientos en los formularios de papel de las licencias médicas, dichas resoluciones deberán consignarse en el sistema informático de uso en COMPIN, debiendo ser informadas por correo electrónico a las entidades pagadoras de los subsidios por incapacidad laboral, al correo electrónico del trabajador y a la Superintendencia de Seguridad Social con la individualización necesaria para su registro.
j) El formulario original de papel deberá quedar bajo custodia del trabajador quien será responsable de mantenerlo por un plazo de 5 años contados desde el inicio de su reposo. Lo anterior, para eventuales peritajes que se requieran por parte de las entidades fiscalizadoras.

Atentamente,

Gerencia Recursos Humanos